Vielfältig, verantwortungsvoll: Was es heißt, in der Verwaltung einer Erstaufnahmeeinrichtung zu arbeiten

Yvonne Mahlo und Caroline Krüger haben als Leiterinnen der Verwaltungen in den Erstaufnahmeeinrichtungen für Geflüchtete in Wünsdorf und Doberlug-Kirchhain so einige Dinge gemeinsam: Beide haben im Januar 2021 ihre Arbeit als Leiterinnen der Verwaltung in den Einrichtungen begonnen. Beide erfüllt es, im sozialen Bereich zu arbeiten und Menschen zu helfen. Außerdem sind beide als Leiterinnen in einem Team, das für das Funktionieren der Einrichtung von entscheidender Bedeutung ist.

Damit in den Erstaufnahmeeinrichtungen für Geflüchtete Abläufe funktionieren, braucht es genau sie: eine intakte Verwaltung. Egal, ob die Buchhaltung, das Quartiersmanagement oder das Regeln von organisatorischen Abläufen wie das Verteilen von Post, Schlüsseln und Taschengeld: Viele wichtige Aufgaben liegen in den Händen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Verwaltungen der Erstaufnahmeeinrichtungen in Wünsdorf und Doberlug-Kirchhain. 

Auch die Bereiche IT und Personalwesen sind in den Verwaltungen der Erstaufnahmeeinrichtungen angesiedelt. „Die Verwaltung ist das Zahnrad, wodurch sich alles andere dreht“, sagt Caroline Krüger. Für sie ist es eine große Freude, in der Erstaufnahmeeinrichtung in Wünsdorf zu arbeiten. Sie schätzt das Zusammenarbeiten in ihrem Team genauso wie die Vielfalt der Aufgaben. „Das gesamte Verwaltungsteam trägt eine hohe Verantwortung mit seiner Arbeit für die gesamte Einrichtung. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in der Verwaltung ist engagiert, damit die Organisation in der Einrichtung bestmöglich funktioniert.“

Qualitätszirkel zum Erfahrungsaustausch

Ähnlich sieht es Yvonne Mahlo, Verwaltungsleiterin der Erstaufnahmeeinrichtung in Doberlug-Kirchhain. Für sie genauso wie für Caroline Krüger zählen regelmäßige Qualitätszirkel zum Arbeitsalltag. „Dabei handelt es sich um Austauschrunden, in denen wir Themen ansprechen, bei denen sich Fragen ergeben haben oder bei denen wir gemerkt haben, dass es Optimierungsbedarf gibt“, sagt Yvonne Mahlo. 

Dadurch wurde zum Beispiel die Taschengeldausgabe für die Bewohnerinnen und Bewohner der Einrichtungen überdacht und angepasst, bei der sich zum Teil lange Schlangen gebildet hatten. Immer wieder sind Bewohnerinnen und Bewohner in Sorge gewesen, dass für sie kein Taschengeld übrigbleiben könnte. Mittlerweile haben beide Einrichtungen auch durch den gemeinsamen Erfahrungsaustausch einen Taschengeldausgabekreislauf entwickelt, der funktioniert. Die Warteschlangen sind Geschichte.

Wichtiges Miteinander und Zusammenarbeiten

In der Zeit, in der beide Verwaltungsleiterinnen in den Erstaufnahmeeinrichtungen dabei sind, haben beide Verwaltungsteams zusammen mit allen Rotkreuzlerinnen und Rotkreuzlern der Einrichtung schon bei Ausnahmesituationen geholfen, wo es nötig war. Yvonne Mahlo kann sich noch gut erinnern, als im Sommer 2021 Menschen in Afghanistan vor den Taliban flüchteten und Stunden später nach einer Odyssee zum Teil mit nicht mehr als den Sachen an ihren Körpern in der Erstaufnahmeeinrichtung Doberlug-Kirchhain angekommen waren. „Dort habe ich bei den Corona-Testungen, bei der Zimmerzuweisung und der Kleidungsausgabe unterstützt“, erinnert sich Yvonne Mahlo. 

Sie kann sich auch deshalb daran erinnern, weil sie einem kleinen Jungen eine große Freude machte. „Ich konnte einfach nicht mit ansehen, dass ihm so kalt war. Also habe ich ihm aus unserer Kleiderkammer eine Jacke geholt, obwohl das Verteilen von Kleidung noch gar nicht an der Reihe war“, sagt Yvonne Mahlo.

Beide Leiterinnen sind sich einig, dass das Arbeiten in den Erstaufnahmeeinrichtungen vom Miteinander und Zusammenarbeiten der einzelnen Teams lebt. Immer dann, wenn gemeinsame Hilfe nötig ist, sprechen sich die Teams ab und unterstützen, wo es nötig ist. Das gilt genauso zwischen den Standorten. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Verwaltungsteams helfen sich gegenseitig und eigenständig, wenn Unterstützung nötig ist. Das klappt sehr gut“, schildert Caroline Krüger. 

Vorgänge und Prozesse in der Einrichtung im Blick

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung ist es wichtig, dass sie nicht bloß die Erstaufnahmeeinrichtungen verwalten, wie es der Teamname andeutet, sie also lediglich den Ist-Zustand bewahren. 

Schließlich sind sie auch in allen Bereichen der Einrichtung bestrebt, Vorgänge voranzutreiben, Prozesse weiterzuentwickeln – immer in Abstimmung mit der Zentralen Ausländerbehörde Brandenburg (ZABH). 

Vor allem das Thema Digitalisierung sowie das möglichst papierlose Arbeiten wollen beide Verwaltungsteams vorantreiben. „Die bereits vorhandenen Strukturen mit der digitalen Unterschrift auf einem Pad, die schon bestehen, möchte ich zusammen mit meinem Team noch ausweiten. Es ist das Gegenteil von zeitgemäß, wenn man Dokumente nur für eine Unterschrift ausdruckt und das unterzeichnete Dokument wieder einscannt, um es dann zu verschicken“, sagt Caroline Krüger. 

Personalfragebogen digitalisiert

Ihr ist es als ehemalige Mitarbeiterin in der IT-Branche ein besonderes Anliegen, die Digitalisierung der Erstaufnahmeeinrichtung in Wünsdorf voranzubringen. Elektronische Personalakte, Krankenscheine digital einreichen, der digitale Personalfragebogen: Einige Dinge haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung in der Einrichtung in Wünsdorf schon auf den Weg gebracht. 

Dabei ist es ihr ein besonderes Anliegen gewesen, den Personalfragebogen zu digitalisieren. Denn dieser war ihr vor ihrem Start in der Einrichtung aufgefallen: „Ich hatte 31 Seiten zugeschickt bekommen und musste alles händisch ausfüllen“, erinnert sich Caroline Krüger. 

Mittlerweile kann jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag den Personalfragebogen komplett digital ausfüllen und per Mail abschicken. „Nun umfasst er auch nicht mehr 31, sondern nur noch zwei Seiten. Wenn man es so sieht, war der Personalfragebogen meine erste Aufgabe, die mir in die Hände gefallen ist, noch bevor ich meinen ersten Arbeitstag hatte.“

Die Aufgaben der Verwaltungen in den Erstaufnahmeeinrichtungen im Überblick

  • Registrieren und Entlassen von Bewohnerinnen und Bewohnern
  • Ausgabe von Schlüsseln, Taschengeld, Hygieneprodukten, Kleidung und Postsendungen an die Geflüchteten
  • ID-Karten für Bewohnerinnen und Bewohner erstellen und aushändigen
  • Erstellung von Statistiken und Auswertungen
  • Personalmanagement
  • IT-Betreuung in den Erstaufnahmeeinrichtungen
  • Die gesamte Buchhaltung an den Standorten

Was heißt es, Hausbetreuerin in einer Erstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete zu sein? Wie schaut der Alltag in der Haustechnik aus, wie in den Ambulanzen? In der Reihe „Unsere Teams“ stellen wir die verschiedenen Bereiche und Teams in den Erstaufnahmeeinrichtungen für Geflüchtete in Wünsdorf und Doberlug-Kirchhain vor.

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